De handleiding op deze website bestaat uit heel veel onderwerpen die meestal weinig met elkaar te maken lijken te hebben. Daardoor lijkt Picasa gewoon het zoveelste fotoprogramma dat je misschien wel eens kunt gebruiken, bijvoorbeeld voor het maken van een collage.
Maar daarmee doe je Picasa en vooral jezelf te kort, want het programma is uitstekend ge­schikt om je hele fotoverzameling te beheren. Maar dan moet je wel in een vaste volgorde leren werken en dat is vooral een kwestie van discipline - anders wordt het een warboel.
En dan is Picasa ineens een hoofdprogramma geworden dat je bijna dagelijks gebruikt en zul je nog maar zelden een ander fotoprogramma nodig hebben.

Je gewone foto’s vormen met elkaar een soort verslag van je leven en het is dus heel logisch om die bij elkaar in opeenvolgende jaarmappen op te slaan en niet verspreid over tientallen aparte mapjes zoals je waarschijnlijk tot dusver hebt gedaan. Zie Mappenbeheer.
Bovendien is dat overbodig omdat je die foto’s in Picasa heel gemakkelijk en overzichtelijk kunt rubriceren door albums te maken en steeds aan te vullen. Zie Albums.

Opmerking: de extra foto’s die je vanwege een bepaalde hobby of voor een website maakt, horen meestal niet thuis in de gewone jaarmappen. Daar moet je zelf aparte mappen voor maken die vaak maar een tijdelijke functie hebben, dus bedenk daarvoor een goed systeem. 

Hieronder volgt in 5 flinke stappen wat je moet doen als je een nieuwe serie foto’s hebt ge­maakt en ik ga er hierbij van uit dat het om gewone alledaagse foto’s gaat. Bij deze stappen wordt steeds verwezen naar de uitgebreidere beschrijvingen in deze handleiding.

Sluit je camera aan en zet hem aan of steek het geheugenkaartje in de juiste gleuf. Sluit alle automatisch verschijnende venstertjes, start Picasa en kies Importeren (linksboven). Als je camera of kaartje niet automatisch worden herkend, help dan even via Apparaat kiezen. Dan verschijnen de fotootjes en kun je meteen onderaan op Alles importeren klikken (foto’s met een rood kruisje worden uitgesloten). Kies dan Bladeren en zoek de actuele jaarmap op die je al eerder hebt gemaakt of maak hem alsnog op de juiste plaats, bijvoorbeeld als submap van de map (Mijn) Afbeeldingen. Laat de foto’s niet automatisch verwijderen en klik op Voltooien. Wacht daarna rustig af tot het importproces klaar is (dit kan lang duren) voordat je de camera uitzet of het kaartje verwijderd. De nieuwe foto’s staan nu in de nieuwe map of zijn aan de bestaande jaarmap toegevoegd en zo gaat het altijd. 
Zie Importeren.

Selecteer nu de eerste nieuwe foto en start een diavoorstelling en markeer dan meteen de slechte en overbodige foto’s met een ster (sorry voor de nare associatie). Doe dit rustig en zorgvuldig en sluit dan deze diavoorstelling. Selecteer dan de met een ster gemarkeerde foto’s en druk op de Delete-toets zodat ze worden verplaatst naar de Prullenbak en uit de serie verdwijnen, maar terugzetten blijft dus nog mogelijk zolang je die prullenbak nog niet hebt geleegd. Het is normaal dat 10-50% van alle foto’s in het niets verdwijnt.

Opmerking: zelfs al heb je in je camera al een paar foto’s verwijderd, moet je deze stap nooit overslaan, want op een groot scherm valt slechte kwaliteit beter op dan op je camera. Leer kritisch te zijn, want je hebt meestal veel te veel foto’s en met slechte maakt je niemand blij - ook jezelf niet.

De overgebleven foto’s zijn ook zelden perfect, maar kunnen met enkele kleine correcties worden verbeterd en deze stap mag je dus nooit overslaan. Dat gaat altijd in dezelfde vol­gorde, dus dubbelklik op de eerste nieuwe foto om in het bewerkingsvenster te komen en begin gewoon: rechtop zetten (indien gekanteld), rode ogen wegwerken (indien aanwezig), vlekje retoucheren (indien aanwezig), scheefstand opheffen (meestal nodig), overbodige of storende randen wegsnijden (meestal nodig), contrast, helderheid of kleur aanpassen (vaak nodig), scherpte verbeteren (soms), lucht een beetje tint geven (soms). Zie Corrigeren.

De (nieuwe) foto’s staan nu nog in de volgorde zoals je ze genomen hebt, maar dat is vaak meer toeval dan wijsheid. Dus meestal kun je door bepaalde foto’s in de serie te verplaatsen (in Picasa gewoon met slepen) een mooiere volgorde maken - ik kan daar geen regels voor geven, dat moet je zelf leren zien. Maar om te voorkomen dat je die eigen volgorde door her­sorteren kwijt raakt, moet je die serie hernummeren en dat gaat in Picasa erg gemakkelijk: selecteer die serie en kies Naam wijzigen en typ 2009-# waarbij # het gewenste startnum­mer is - dus aan het begin van het nieuwe jaar 2009-1 en gaande het jaar het eerstvolgende nummer, bijv. 2009-173. 
Zie Naam wijzigen.

De actuele jaarmap wordt dus nu geleidelijk gevuld met zorgvuldig gecorrigeerde en ge­ordende foto’s en is daardoor het bekijken waard. Maar het zijn wel allerlei onderwerpen door en na elkaar en je hebt dus een eenvoudig te gebruiken mogelijkheid nodig om die foto’s te rubriceren. Daarvoor maak je in Picasa albums met tamelijk algemene thema’s zoals Familie, Huis&tuin, Kleinkinderen, Natuur, Parijs, enzovoort. Zie Albums.

In die albums zie je dan alleen de foto’s die over dat thema gaan en dat zijn niet meer dan verwijzingen naar de echte foto’s in je opeenvolgende jaarmappen – dus geen dubbele bestanden zoals vaak wordt gedacht.

Op deze wijze bouw je geleidelijk een mooie verzameling op en die orde mag je niet door een tijdelijk doel of door de vaak ondeskundige invloed van anderen laten verstoren. Maar wat ook niet meer mag, is de bestanden in de jaarmappen met andere programma’s gaan bewerken, want ze zijn de basis waarop de correcties in Picasa gebaseerd zijn.

Opmerking: als je iets bijzonders wilt doen, exporteer je die foto(’s) vanuit Picasa en kun je met die werkkopie(ën) alles doen wat je wilt zonder die originelen aan te tasten.

Ook mag je nooit met de Windows Verkenner (dus buiten Picasa om) bestanden naar andere locaties verplaatsen, want dan kan Picasa ze niet meer vinden en verdwijnen er plotseling foto’s uit allerlei albums en kunnen ook correcties verloren gaan. Dit gevaar is helemaal niet denkbeeldig als je anderen met de foto’s op jouw computer laat rommelen, want zij hebben vaak geen enkel benul van Picasa.

Op elke werkwijze is kritiek mogelijk, maar je zult flink moeten piekeren om iets beters te verzinnen, want elke stap heeft grote invloed op de kwaliteit van je verzameling. Die stappen zijn niet bedoeld om “moeilijk te doen”, maar om een creatieve en leuke manier van werken met foto’s aan te leren, die veel voldoening zal geven.

Het gebruik van jaarmappen is daarbij een principiële keus die heel veel problemen voor­komt en niet aan een bepaald programma is gebonden. Maar het is dan wel noodzakelijk dat jouw programma mogelijkheden biedt om die foto’s te rubriceren en dan blijken er voor Picasa toch maar weinig alternatieven te zijn. In ieder geval zijn die zelden gratis en vaak bar ingewikkeld - ik denk met name aan Photoshop Elements. Zie Toch maar Adobe?.

Natuurlijk zijn er andere mappensystemen denkbaar, maar dat wordt toch al gauw erg inge­wikkeld als je het hele jaar door allerlei foto’s maakt. Jaarmappen zijn eenvoudig - niet alleen voor het heden, maar ook voor de toekomst en zelfs voor je verleden als je eindelijk moed vat om veel oude afdrukken en dia’s te gaan scannen.

Zolang je de ordelijke inhoud van je jaarmappen als ‘heilig’ beschouwd, kun je daarna in Picasa alles doen wat maar mogelijk is: afdrukken (laten) maken, collages en filmpjes maken, foto’s mailen, foto-cd’s maken (die heten cadeau-cd’s), foto’s uploaden naar Picasa­web, enzovoort. Je hebt dan bij alles wat je doet het grote voordeel dat je vanuit een goed verzorgde verzameling kunt werken, dus als je foto’s voor familie op Picasaweb zet, dan is dat ook meteen een goed verzorgde serie en niet het gebruikelijke rommelige zooitje.

Al deze onderwerpen komen in de handleiding op deze website aan de orde en dan wordt daarbij wel vermeld dat je soms iets speciaals moet doen om te voorkomen dat je brokken gaat maken. Ook dat zul je heel snel normaal en zelfs geruststellend gaan vinden.

Er is vrijwel geen betere informatie te vinden, want zelfs in het recente Picasaboek van Visual Steps ontbreekt vrijwel elk spoor van een goed doordachte werkwijze. En dat geldt helaas voor veel boeken over digitale fotografie - zelfs al zien ze er nog zo gelikt uit.

Als je dan zoveel zorg hebt besteed aan de uitbouw van je fotoverzameling, zou het wel heel sneu zijn als je die door een computerstoring kwijt zou raken. Dus ook regelmatig maken van back-ups is een ‘heilige plicht’ en gelukkig via Picasa erg eenvoudig. Zie Back-up.

Zelfs al maak jij geen topfoto’s (dat kunnen maar enkelen), zal er toch een groot verschil zijn tussen het “zooitje-ongeregeld” van vroeger en het toonbaar betere resultaat van een door­dachte werkwijze. En je zult er ook beter van gaan fotograferen - gewoon zo doen dus!